|
Nie jesteś zarejestrowany? Kliknij tutaj aby to zmienić.
Zapomniałeś hasło? Poproś o nowe tutaj.
|
|
Gości Online: 2
Brak użytkowników Online
Zarejestrowanych: 767
Ostatni zarejestrowany: DubflureDet
|
|
Przepisy szczegółowe (rozporządzenia) mówią tylko o zwrocie kosztów podróży pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej sferze budżetowej. A co z pozostałymi pracownikami? Tu trzeba sięgnąć wprost do kodeksu pracy (art. 77 5 § 3, 4 i 5). Wynika z niego, że w stosunku do pozostałych pracowników warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej powinny określać:
> układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania albo
> umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Czy mogą one przewidywać niższe należności niż dla pracowników budżetówki i sfery samorządowej? Co do tego są wątpliwości. Kodekspracy zastrzega jedynie, aby dieta za podróż służbową nie była niższa od tej ustalonej w rozporządzeniach ministra pracy (art. 77 5 § 4). Jednak w komentarzach do kodeksu można spotkać się z opiniami, że dotyczy to też innych należności z tytułu podróży, określonych w rozporządzeniach ministra pracy.
Jeśli natomiast ani w układzie, ani w regulaminie, ani w umowie o pracę nie ma słowa o zwrocie pracownikowi należności za podróż służbową, to stosuje się wprost takie same przepisy jak dla budżetówki i pracowników samorządowych.
Gdy jeździ po kraju
Pracownik, który przebywa w podróży krajowej, ma prawo dostać diety oraz zwrot kosztów:
> przejazdów,
> noclegów,
> dojazdów środkami komunikacji miejscowej oraz
> innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Dieta wynosi dziś 22 zł, ale jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę, czyli:
> od 8 do 12 godzin - pracownikowi przysługuje połowa diety,
> ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli natomiast podróż trwa dłużej niż dobę, to za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
> do 8 godzin - przysługuje połowa diety,
> ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Pracownik nie dostanie diety, jeżeli np. zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie.
Ryczałty
Ryczałt za nocleg wynosi dziś 33 zł, a za dojazdy środkami komunikacji miejscowej 4,40 zł (za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej).
Przejazdy
Pracodawca może się zgodzić, na wniosek pracownika, by ten odbył podróż służbową swoim samochodem osobowym (ewentualnie motocyklem lub motorowerem). Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Wylicza się go, mnożąc liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr.
Maksymalna stawka za jeden kilometr przebiegu wynosi:
> dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. 0,4894 zł;
> dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. 0,7846 zł;
> dla motocykla 0,2161 zł;
> dla motoroweru 0,1297 zł.
Tak wynika z rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r.
Co z podatkiem
Diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.a ustawy o tym podatku), ale tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra pracy z 19 grudnia 2002 r. o podróżach krajowych. Jeżeli pracodawca zapłaci pracownikowi więcej, to od nadwyżki ponad te limity musi odprowadzić zaliczkę na podatek według takiej samej stawki podatkowej jak od pozostałych składników wynagrodzenia tego pracownika.
Ani przepisy prawa pracy, ani przepisy podatkowe nie określają wymaganych dokumentów. W praktyce najczęściej stosowane jest polecenie wyjazdu służbowego (tzw. druk delegacji).
Co z kosztami u pracodawcy
Pracodawca może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacone pracownikowi diety i inne należności za podróż służbową i to nawet ponad limity wynikające z rozporządzenia ministra pracy. Wyjątkiem jest zwrot wydatków związanych z przejazdem prywatnym samochodem. Wówczas kosztem pracodawcy są tylko wydatki do wysokości wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, a i to pod warunkiem, że pracownik prowadzi ewidencję. Jeśli jej nie ma, to pracodawca nie może wliczyć wydatków z tego tytułu do kosztów podatkowych. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 36 lit.a), ust. 5 i 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i art. 16 ust. 1 pkt 30 lit.a) i ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Co ze składkami
Od diet i innych należności z tytułu podróży służbowej nie odprowadza się składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe ani składki zdrowotnej. Oczywiście również tylko do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra pracy z 19 grudnia 2002 r.
Zwolnienie wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia ministra pracy z 18 grudnia 1998 r. oraz z art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2004 r. nr 210, poz. 2135 ze zm.).
Gdy wyjeżdża za granicę
Pracownik, który przebywa w podróży zagranicznej, ma prawo dostać diety oraz zwrot kosztów:
> przejazdów i dojazdów,
> noclegów oraz
> innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Diety
Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i na inne drobne wydatki. Przysługuje w takiej wysokości, jaka obowiązuje dla docelowego państwa podróży. Jej wysokość w poszczególnych państwach określa załącznik do rozporządzenia ministra pracy z 19 grudnia 2002 r. dotyczącego podróży służbowej poza granicami kraju.
Za każdą dobę podróży przysługuje pracownikowi dieta w pełnej wysokości. Natomiast za niepełną dobę podróży:
> do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
> ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
> ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracownik dostaje za granicą bezpłatne wyżywienie, to wspomniane rozporządzenie określa, jaką dostanie część diety. Gdy pracownik otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, to dieta w ogóle mu nie przysługuje.
Przejazdy
Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego. Ryczałt wynosi równowartość jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.
Natomiast na koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownik ma prawo dostać ryczałt w wysokości 10 proc. diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Ryczałtów tych nie dostanie pracownik:
> który odbywa podróż samochodem (służbowym lub prywatnym),
> gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,
> gdy pracownik nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty.
Pracodawca może się zgodzić, na wniosek pracownika, by ten odbył podróż swoim samochodem osobowym. Wówczas pracownikowi przysługuje zwrot kosztów wynikający z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr. Stawka jest ta sama co dla podróży krajowych.
Noclegi
Za nocleg pracownik ma prawo dostać zwrot kosztów w granicach limitu określonego w załączniku do wspominanego już rozporządzenia. Nie dostanie go jednak, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia mu bezpłatny nocleg.
Żeby dostać zwrot wydatków za nocleg, pracownik powinien mieć rachunek hotelowy. Jeśli go nie ma, to dostanie tylko ryczałt w wysokości 25 proc. limitu i na dodatek nie otrzyma go za czas przejazdu.
W uzasadnionych przypadkach - jak mówi rozporządzenie - pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit.
W razie choroby lub śmierci
Jeżeli podczas podróży pracownik zachoruje, to pracodawca powinien wypłacić mu zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą oraz leków. Nie dotyczy to kosztów leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, kosztów zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i zakupu okularów.
Jeśli pracownik umrze za granicą, to pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.
Co z podatkiem
Diety i inne należności za czas zagranicznej podróży służbowej są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra pracy z 19 grudnia 2002 r. dotyczącego podróży zagranicznych (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit.a ustawy o tym podatku).
Zwolnienia tego nie należy mylić z zupełnie innym zwolnieniem dotyczącym pracowników przebywających czasowo za granicą i uzyskujących tam dochody ze stosunku pracy. Wówczas zwolniona od podatku jest część ich dochodów w wysokości nieprzekraczającej rocznie równowartości trzydziestu diet (art. 21 ust. 1 pkt 20).
Zatem gdy pracownik wyjechał w zagraniczną podróż służbową, to wolne od podatku są wszystkie diety otrzymane za ten okres, oczywiście do wysokości wynikającej z rozporządzenia ministra pracy z 19 grudnia 2002 r.
Tak jak przy podróżach krajowych pracodawca może wliczyć do kosztów uzyskania przychodów wypłacone pracownikowi diety i inne należności za podróż służbową nawet ponad limity wynikające z rozporządzenia ministra pracy (z wyjątkiem zwrotu pracownikowi wydatków związanych z przejazdem prywatnym samochodem - tu obowiązuje limit i ewidencja).
Co ze składkami
Tak jak dla celów podatkowych tu również należy rozróżnić dwie sytuacje: jedną - gdy pracownik wyjeżdża w zagraniczną podróż służbową, i drugą - gdy pracownik czasowo wykonuje pracę za granicą. Szczegółowo pisaliśmy o tym w DF 5 lipca br.
Przypomnijmy więc tylko, że o podróży służbowej mówimy wtedy, gdy w umowie o pracę zawarty jest zapis, że miejscem wykonywania pracy danego pracownika jest Polska. Wówczas na czas wyjazdu za granicę pracodawca daje pracownikowi jedynie delegację służbową.
W takiej sytuacji składek nie nalicza się od diet i innych należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu ministra pracy z 19 grudnia 2002 r. mówiącym o podróżach poza granicami kraju. Zwolnienie to wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.
Gdy natomiast w umowie o pracę jest napisane, że miejscem wykonywania pracy będzie czasowo obszar innego kraju, to nie możemy mówić o podróży służbowej, a więc pracownikowi nie przysługują związane z tym świadczenia. Mimo to jednak składek nie opłaca się od części wynagrodzenia pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu. Zastrzeżenie jest tylko takie, by miesięczny przychód pracownika, stanowiący podstawę wymiaru składek, nie był niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej (w 2006 r. jest to 2452 zł). Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r.
Innymi słowy od przychodu pracownika, którego miejsce wykonywania pracy jest za granicą, odejmujemy równowartość diet za każdy dzień pobytu za granicą. Wynik odejmowania nie może być jednak niższy niż 2452 zł (w 2006 r.). Gdyby był niższy, to pracodawca musi odprowadzić do ZUS składki obliczone od podstawy wynoszącej 2452 zł.
Z podróżami służbowymi wiąże się odwieczny już problem - kiedy pracownik przybywa w podróży, a kiedy wykonuje swoje obowiązki w miejscu pracy. O tym piszemy obok.
Żródło: Rzeczpospolita 30.08.2006 |
|
|
|
